Trigon, uw syndicus

A.1. De wettelijke opdrachten

1. De Algemene Vergadering bijeenroepen conform de wettelijke bepalingen.

2. De beslissingen van de Algemene Vergadering notuleren in het daartoe bestemd register.

3. De beslissingen van de Algemene Vergadering uitvoeren en laten uitvoeren (m.u.v. hetgeen valt onder art. 3B)

4. Bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen.

5. Het vermogen van de Vereniging van Mede-eigenaars beheren.
Daartoe zal de syndicus 1x per jaar een afrekening van het gemeenschappelijk en privatief verbruik opmaken, welke het volgende omvat:

I. een kostenopgave per kostensoort en verdeelsleutel
II. een tabel voor de verdeling van de kosten tussen de mede-eigenaars of een individuele afrekening van de te verdelen kosten
III. een vermogensstaat van de Vereniging van Mede-eigenaars. Dit vermogen dient in zijn geheel geplaatst te worden op diverse rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal.

6. De Vereniging van Mede-eigenaars vertegenwoordigen zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken.

7. In geval van een overdracht of aanwijzing van het eigendomsrecht van een kavel, de inlichtingen  zoals bepaald in artikel 3.94 §§ 1 en 2 NBW verstrekken aan de notaris, éénieder die beroepshalve optreedt als tussenpersoon of aan de overdrager, met toepassing van de tarieven bepaald in bijlage.

8. Aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de Algemene Vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergaderingen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemene delen  te laten geworden.

9. Het overdragen van het volledige dossier van beheer aan zijn opvolger of, in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste Algemene Vergadering, binnen een termijn van 30 dagen na de beëindiging van het mandaat.

10. Het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering die de uitoefening van zijn taak als syndicus dekt.

11. Ervoor zorgen dat de mede-eigenaars inzage kunnen nemen in alle niet private documenten en gegevens over de mede-eigendom.

12. Het bewaren van het post-interventiedossier indien dit aanwezig is.

13. Het voorleggen van een jaarlijks evaluatierapport m.b.t. de geregeld verrichte leveringen aan de gewone Algemene Vergadering.

14. Het voorleggen aan de Algemene Vergadering van mogelijke belangenvermenging tussen de Vereniging van Mede-eigendom en de syndicus zelf of de in de wet bepaalde (rechts)personen,  vooraleer een overeenkomst wordt afgesloten tussen de betrokken partijen.

15. Het bijhouden van de persoonsgegevens (naam, adres, de gedeelten en de referenties van de kavels) van wie gerechtigd is deel te nemen aan de Algemene Vergadering en het overmaken van deze informatie aan de mede-eigenaar of notaris zoals bepaald in artikelen 3.78 t/m 3.100 NBW., met inachtname van de GDPR regels, cf art. 8 van deze overeenkomst.

16. Het voeren van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningstelsel.

17. Het opmaken van een begrotingsraming voor zowel de lopende uitgaven als de buitengewone te verwachten kosten. Deze begrotingen dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering.

18. Het bijwerken van het reglement van orde telkens de Algemene Vergadering hiertoe besluit.

A.2. De statutaire opdrachten

De syndicus is tevens belast met de opdrachten zoals bepaald in de basisakte en/of het reglement van mede-eigendom.

De Syndicus kan worden belast met buitengewone opdrachten.
Deze taken omvatten werkzaamheden waarvoor hij gerechtigd is om aan de begunstigde een aanvullend ereloon te vragen omdat deze:

> zich slechts occasioneel voordoen (catastrofes, geschillen, rampen, grote werkzaamheden, enz.);
> en/of zich slechts onregelmatig voordoen (extra vergaderingen, enz.);
> en/of zich slechts wegens een beslissing van een van de mede-eigenaars voordoen (mutaties, inningen, geschillen, enz.);
> en/of niet te voorzien zijn, zelfs al vloeien deze voort uit een wettelijke verplichting voor syndicus of VME.

Het betreft met name, zonder dat deze lijst beperkend is: 

> het organiseren van een buitengewone algemene vergadering of een tweede zitting van de algemene vergadering zoals bepaald door het reglement van mede-eigendom;
> het organiseren van een algemene vergadering van een gedeelte van de mede-eigendom dat geen aparte rechtspersoonlijkheid heeft;
> het organiseren van vergaderingen van de raad van mede-eigendom buiten de vergaderingen waarin de onderhavige overeenkomst voorziet;
> de voorbereiding en het beheer van geschillendossiers die aan een advocaat moeten worden voorgelegd;
> de vertegenwoordiging van de mede-eigendom, in de hoedanigheid van de bouwheer, bij het uitvoeren van grote werkzaamheden;
> het opmaken van een bestek voor wat betreft de opdrachten en contracten waarbij mededinging verplicht is;
> het voorbereiden, coördineren en opvolgen van dossiers waar meerdere kostenramingen op grond van een vooraf opgemaakt bestek nodig zijn, voor wat betreft de opdrachten en contracten waarbij mededinging verplicht is;
> het zoeken en aanwerven van nieuwe personeelsleden wanneer er een vacature is;
> het verwerken van de mutatie van een kavel overeenkomstig artikelen 3.78 t/m 3.100 NBW;
> het beheer van schadegevallen voor de verzekering;
> nieuw gebouw: tussenkomsten, adviezen en aanwezigheid bij de procedures van voorlopige en definitieve oplevering;
> alle diensten die noodzakelijk zijn voor het overnemen en openen van de boekhouding van het gebouw in de mate waarin de ontvangen elementen niet conform zouden zijn aan artikelen 3.78 t/m 3.100 NBW;
> bijstand en/of diensten van boekhoudkundige, juridische of fiscale aard voor alle eenmalige dossiers: rapporten, formaliteiten, verklaringen, briefwisseling, …
> diensten, handelingen en uitvoeringen (zoals opmaak documenten) die het gevolg zijn van de inwerkingtreding van nieuwe regelgeving; (bvb. GDPR, interne orde)
> ……